Privacyverklaring

Privacyverklaring

 Printversie privacyverklaring versie 13-05-2018

  1. Algemeen
  • De Koninklijke Willebroekse Turnvereniging vzw (afgekort KWTV-Willebroek) hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
  • Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe KWTV-Willebroek met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en KWTV-Willebroek gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. KWTV-Willebroek houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation)
  • Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:
  • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Uw uitdrukkelijke toestemming is vereist voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.
  • KWTV-Willebroek is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Naam club:           KWTV-Willebroek
Adres:                   Groene Laan 34 bus 301 te 2830 Willebroek
Emailadres:          info@kwtv.be

 

  1. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt ? 
  • KWTV-Willebroek verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van KWTV-Willebroek (uitvoering van de overeenkomst)
  • Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
  • Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
  • Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van KWTV-Willebroek (gerechtvaardigd belang)
  • Deelname aan internationale wedstrijden & stages(gerechtvaardigd belang)

 

  1. Welke gegevens worden verwerkt?
    Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.
  • Identificatiegegevens:
    Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender
    Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:
    identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)
  • Persoonlijke kenmerken:
    (Sporttechnische) diploma’s

 

  1. Wie verwerkt de gegevens? 
  • De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties
  • GymnastiekFederatie Vlaanderen

 

  1. Verstrekking aan derden. 
  • De gegevens die u aan KWTV-Willebroek verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden.
  • Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:
  • Ethias: Verwerking ongevalsdossiers
  • Lokale overheid: Het bekomen van subsidies
  • Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee KWTV-Willebroek een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten.
  • In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
  • De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
  • Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.
  • Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.

 

  1. Minderjarigen.
  • KWTV-Willebroek verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.

 

 7. Bewaartermijn.

  • KWTV-Willebroek verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.
  • KWTV-Willebroek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
  • KWTV-Willebroek. verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar. De gegevens zullen enkel voor statistische doeleinden voor een langere periode worden bewaard.

 

  1. Beveiliging van de gegevens.
  • Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
  • Alle personen die namens KWTV-Willebroek kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
  • KWTV-Willebroek hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
  • Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
  • Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
  • De medewerkers van KWTV-Willebroek zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

  1. Uw rechten omtrent uw gegevens.
  • U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die KWTV-Willebroek heeft ontvangen. Via het hoger vermeld adres kan u de organisatie contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.
  • Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de federatie of een van haar medewerkers.
  • U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. KWTV-Willebroek kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

 

10. Klachten

  • Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met KWTV-Willebroek, Groene Laan 34 bus 301 te 2830 Willebroek of via het mailadres info@kwtv.be.
  • U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

  1. Wijziging privacyverklaring. 
  • KWTV-Willebroek kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 13 mei 2018.

Jouw vertrouwen is het allerbelangrijkst voor ons en we willen graag open zijn over welke gegevens we van je verzamelen, hoe we ze gebruiken en wat je rechten zijn om die informatie te beheren.

Zoals u ongetwijfeld al vernomen hebt, gaat op 25 mei 2018 de Europese GDPR-regelgeving van kracht (General Data Protection Regulation). Deze Europese wetgeving is een aanpassing van de privacywet van 8 december 1992 & bepaalt dat elke organisatie die persoonsgegevens gebruikt/opslaat/verwerkt zich in orde moet stellen met een aantal regels.

KWTV heeft haar privacyverklaring geüpdatet om je privacyrechten te versterken.

Meer info vind je ook op de startpagina van onze website. Voor vragen of feedback over ons nieuwe privacybeleid of de manier waarop we je informatie gebruiken, kun je met ons contact onemen. We helpen je graag!